FAQ zu iLearn24® und professionellem Trainingsmanagement

Ein gutes Lernmanagementsystem übernimmt vor allem die wiederkehrenden administrativen Aufgaben des Trainingsmanagements. Es verwaltet Lernende und Schulungsanforderungen, weist Trainings zu, versendet Schulungsaufforderungen und Erinnerungen, überwacht Fristen und dokumentiert Lernstände, Zertifizierungen und Nachweise.

Mit iLearn24 lässt sich ein großer Teil dieser Abläufe automatisieren. Auf Basis geeigneter Personalstammdaten können beispielsweise Zielgruppen gebildet und Schulungen den richtigen Beschäftigten zugewiesen werden. Ändern sich relevante Daten – etwa Funktion, Tätigkeit oder Organisationseinheit – können sich auch die daraus abgeleiteten Schulungsanforderungen verändern.

Aus unserer Praxis: Bei geeigneter Qualität und Struktur der Personalstammdaten lassen sich erfahrungsgemäß rund 80 bis 90 Prozent der Schulungszuweisungen automatisieren. Das Ziel ist dabei nicht Automatisierung um jeden Preis. Ein LMS soll Ihnen vor allem die Routinearbeit abnehmen, damit Sie Ihre Zeit dort einsetzen können, wo fachliche Entscheidungen und menschliche Verantwortung erforderlich sind.

iLearn24 führt Schulungen, Zertifizierungen, Gültigkeiten und die daraus entstehenden Trainingsbedarfe zentral zusammen. Verantwortliche können dadurch erkennen, welche Qualifikationen aktuell gültig sind, welche demnächst auslaufen und wo bereits Handlungsbedarf besteht.

Für wiederkehrende Schulungen können die jeweiligen Gültigkeiten und Wiederholungszyklen hinterlegt werden. Auf dieser Grundlage lassen sich anstehende Trainingsmaßnahmen, Schulungsaufforderungen und Erinnerungen automatisiert steuern.

Statt regelmäßig unterschiedliche Listen oder Dateien durchsuchen zu müssen, entsteht damit ein fortlaufender Überblick über den Qualifikationsstatus.

Gut zu wissen: Das LMS überwacht die im System hinterlegten Regeln. Welche Schulung für welche Person in welchem Zeitraum erforderlich ist, muss zuvor fachlich korrekt bestimmt werden. Gerade in einem regulierten Umfeld bleibt diese Unterscheidung wichtig.

Ja. iLearn24 kann Schulungsaufforderungen und Erinnerungen automatisiert und ereignisbezogen versenden.

Beschäftigte können beispielsweise über neu zugewiesene Trainings, bevorstehende Fristen oder noch offene Maßnahmen informiert werden. Je nach Prozess können auch Verantwortliche einbezogen werden, wenn weiterer Handlungsbedarf entsteht.

Gerade bei wiederkehrenden Pflichtschulungen reduziert dies den manuellen Aufwand erheblich und hilft, übersehene oder verspätete Trainings zu vermeiden.

Automatisierung ersetzt dabei nicht die Verantwortung für das Trainingsmanagement. Sie sorgt aber dafür, dass einmal definierte Prozesse zuverlässig und reproduzierbar ausgeführt werden.

Ja. iLearn24 kann vorhandene Personalstammdaten nutzen, um Zielgruppen zu bilden und daraus Schulungszuweisungen abzuleiten.

Je nach Datenlage können beispielsweise Stellenbezeichnung, Abteilung, Organisationseinheit, Funktion, Aufgabe oder Tätigkeit berücksichtigt werden. Ändern sich relevante Stammdaten, kann sich damit auch die Zugehörigkeit zu einer Zielgruppe und der daraus entstehende Schulungsbedarf verändern.

Aus unserer Praxis: Bei geeigneten Stammdaten lassen sich häufig rund 80 bis 90 Prozent der Schulungszuweisungen automatisieren.

Für die verbleibenden Sonderfälle stehen flexible Möglichkeiten zur Verfügung – beispielsweise die dezentrale Pflege einzelner relevanter Personalinformationen oder eine dezentrale Zuweisungsmatrix.

So verbindet iLearn24 weitgehende Automatisierung mit der notwendigen Flexibilität für individuelle Fälle.

iLearn24 ist nicht auf webbasierte Trainings beschränkt. Unterschiedliche Lern-, Qualifizierungs- und Nachweisformen können in einer gemeinsamen Trainingshistorie zusammengeführt werden.

Dazu zählen beispielsweise:

• webbasierte Trainings und andere digitale Lernangebote,
• Präsenzschulungen,
• virtuelle Trainings und Online-Termine,
• externe Schulungen,
• Zertifizierungen und Qualifikationsnachweise,
• Dokumente zur bestätigten Kenntnisnahme per Read & Sign.

Damit entsteht eine zentrale Sicht auf die relevanten Qualifikationen einer Person – unabhängig davon, auf welchem Weg sie erworben wurden.

Gerade in der Luftfahrt ist das entscheidend: Für die Nachweisführung zählt nicht allein, wo jemand gelernt hat, sondern ob die erforderliche Qualifikation vollständig, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert werden kann.

Für Schulungen und Zertifizierungen können in iLearn24 unterschiedliche Gültigkeiten und Wiederholungszyklen berücksichtigt werden.

Dadurch können auch komplexere Trainingslandschaften abgebildet werden, in denen beispielsweise eine Qualifikation jährlich, eine andere alle zwei Jahre und eine weitere nach einem abweichenden fachlichen oder regulatorischen Zyklus erneuert werden muss.

Aus den hinterlegten Anforderungen kann das System neue Schulungsbedarfe ableiten und die betroffenen Beschäftigten rechtzeitig wieder in den Trainingsprozess führen.

Aus Compliance-Sicht wichtig: Das LMS unterstützt die operative Umsetzung der von Ihnen definierten Anforderungen. Welche Zielgruppe in welcher Tiefe und in welchem Rhythmus geschult werden muss, ergibt sich weiterhin aus den jeweils geltenden regulatorischen, genehmigten und betrieblichen Vorgaben.

Ja. Auch außerhalb von iLearn24 absolvierte Schulungen, bestehende Qualifikationen und Zertifizierungen können in die Trainingshistorie aufgenommen werden.

Das ist beispielsweise relevant, wenn Beschäftigte Qualifikationen bereits vor ihrer Einstellung erworben haben, Trainings bei externen Anbietern absolvieren oder ein Unternehmen aus einem anderen LMS zu iLearn24 wechselt.

Vorhandene Zertifikate und weitere Nachweise können dabei den entsprechenden Personen und Qualifikationen zugeordnet werden.

So entsteht eine möglichst vollständige Sicht auf den tatsächlichen Qualifikationsstatus, anstatt verschiedene Nachweise dauerhaft in parallelen Listen, Ordnern oder Systemen verwalten zu müssen.

Ja. iLearn24 unterstützt Read & Sign als eigenen Anwendungsfall.

Dokumente können gezielt Personengruppen bereitgestellt und die erforderliche Kenntnisnahme dokumentiert werden. Das kann beispielsweise für interne Vorgaben, Verfahrensanweisungen, Safety-Informationen oder andere Dokumente sinnvoll sein, bei denen eine nachvollziehbare Bestätigung erforderlich ist.

Wichtig: Read & Sign und Training sind nicht automatisch dasselbe. Ob eine bestätigte Kenntnisnahme fachlich oder regulatorisch ausreichend ist, hängt von der jeweiligen Anforderung ab.

Genau diese Unterscheidung sollte ein professionelles Trainingsmanagement berücksichtigen.

Ja. Kunden von iLearn24 sind bei ihren Lerninhalten nicht auf Trainings der wingsacademy beschränkt.

iLearn24 unterstützt SCORM 1.2 und kann auch Lerninhalte im Format SCORM 2004 aufnehmen. Weitere Formate lassen sich abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall über entsprechende technische Lösungen einbinden.

Damit können sowohl eigene webbasierte Trainings als auch Lerninhalte anderer Anbieter in die bestehende Trainingslandschaft integriert werden.

Unser Grundsatz: LMS und Trainingsangebot können miteinander kombiniert werden – müssen es aber nicht. Das System soll Ihre Trainingslandschaft abbilden und nicht umgekehrt.

Ja. iLearn24 führt Lernstände, Zertifizierungen, Gültigkeiten und offene Trainingsanforderungen zentral zusammen.

Verantwortliche können dadurch erkennen, welche Qualifikationen vorhanden sind, wo Fristen näher rücken und bei welchen Personen oder Themen Handlungsbedarf besteht.

Dabei muss nicht jeder Verantwortliche die gesamte Organisation sehen. Abhängig von Rolle, Aufgabe und Berechtigung kann der Blick auf den eigenen Verantwortungsbereich begrenzt werden – beispielsweise auf bestimmte Teams, Organisationseinheiten oder Fachthemen.

Der wesentliche Vorteil gegenüber einer klassischen Listenverwaltung: Der Status entsteht aus den aktuellen Systemdaten und muss nicht immer wieder manuell aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden.

iLearn24 bietet konfigurierbare Dashboards, mit denen Trainingsverantwortliche genau die Informationen im Blick behalten können, für die sie verantwortlich sind.

Das können eigene Teams und Organisationseinheiten ebenso sein wie bestimmte Fach- oder Compliance-Themen. So können beispielsweise Compliance-Verantwortliche relevante Lernstände, Zertifizierungen, Erfüllungsquoten und anstehenden Trainingsbedarf in interaktiven Ansichten gebündelt überwachen.

Ein zusätzliches aufgabenbezogenes Dashboard richtet den Blick unmittelbar auf das, was konkret zu tun ist. Trainer können beispielsweise offene Teilnahmebestätigungen sehen, Fachexperten anstehende inhaltliche Prüfungen von Lerninhalten und Führungskräfte erforderliche Feedbacks für ihre Beschäftigten.

Für weitergehende Auswertungen steht ein Report-Generator zur Verfügung. Reports können individuell zusammengestellt, gefiltert und ausgewertet sowie beispielsweise als CSV-Datei exportiert werden. Einmal konfigurierte Reports lassen sich speichern und später mit einem Klick erneut abrufen.

Und der Überblick kann auch zu Ihnen kommen: Wiederkehrend benötigte Reports lassen sich rhythmisch per E-Mail bereitstellen.

Damit beantwortet iLearn24 vier unterschiedliche Fragen des Trainingscontrollings:

Was muss ich wissen? – Dashboard.
Was muss ich tun? – Aufgabendashboard.
Was möchte ich genauer untersuchen? – Report-Generator.
Welche Information soll regelmäßig zu mir kommen? – automatisierte Reportbereitstellung.

Ein LMS kann einen wesentlichen Teil der Nachweisführung vorbereiten und deutlich vereinfachen.

Typische Fragen eines Audits lauten beispielsweise:

Wer musste geschult werden?
Welche Schulung war erforderlich?
Wann wurde sie absolviert?
Welche Zertifizierung liegt vor?
Wie lange ist sie gültig?
Wo befindet sich der zugehörige Nachweis?

iLearn24 führt solche Informationen zentral zusammen und hilft damit, relevante Trainings- und Qualifikationsnachweise schnell und nachvollziehbar bereitzustellen.

Aus unserer Aviation-Praxis: Ein LMS allein macht Ihr Trainingsmanagement jedoch noch nicht compliant oder auditsicher. Entscheidend ist, ob die richtigen Schulungsanforderungen für die richtigen Zielgruppen hinterlegt, Fristen korrekt gesteuert und erforderliche Nachweise nachvollziehbar dokumentiert werden.

Genau diese Perspektive kennen wir nicht nur aus der Theorie. wingsacademy und ihre Prozesse werden selbst regelmäßig durch Aufsichtsbehörden und Kunden aus der Luftfahrt auditiert.

Unsere Erfahrung aus dem regulierten Umfeld fließt deshalb auch in die Art ein, wie wir Trainingsmanagement und Nachweisführung betrachten.

iLearn24 führt Lernstände, absolvierte Maßnahmen, Zertifizierungen und zugehörige Nachweise personenbezogen in einer Trainingshistorie zusammen.

Dadurch lässt sich nicht nur der aktuelle Qualifikationsstatus betrachten. Auch historische Informationen können berücksichtigt und bei einem Systemwechsel übernommen werden.

Bei Migrationen verfolgen wir dabei einen pragmatischen Ansatz: Nicht jede historische Information muss zwingend dauerhaft im operativen Lernmanagementsystem verbleiben.

Gemeinsam mit unseren Kunden betrachten wir deshalb, welche Informationen für den laufenden Betrieb benötigt werden und welche älteren Nachweise sinnvoll und unter Berücksichtigung der jeweils geltenden Aufbewahrungsanforderungen außerhalb des Produktivsystems archiviert werden können.

Das Ziel ist eine belastbare Nachweisführung – nicht ein LMS, das lediglich möglichst viele alte Daten enthält.

Ja. Unterschiedliche Unternehmens- und Organisationsstrukturen können über Personalstammdaten, Zuordnungen sowie ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept abgebildet werden.

Verantwortliche erhalten damit genau die Informationen und Funktionen, die sie für ihren jeweiligen Aufgabenbereich benötigen. So können beispielsweise dezentrale Trainingsverantwortliche oder Führungskräfte ihre eigenen Bereiche betreuen, ohne automatisch Zugriff auf Daten anderer Organisationseinheiten zu erhalten.

Das jeweils aktuelle Rollen- und Berechtigungskonzept kann direkt aus iLearn24 heruntergeladen werden – beispielsweise zur Dokumentation oder für Prüfungen durch Datenschutz, Informationssicherheit oder Personalvertretung.

Auch bei der Lizenzierung halten wir es einfach: Ein Account ist ein Account. Zusätzliche Administrationsrechte machen einen Benutzeraccount bei iLearn24 nicht teurer.

Dadurch müssen sinnvolle dezentrale Verantwortlichkeiten nicht aus Lizenzkostengründen künstlich zentralisiert werden.

Externe Lernende können in iLearn24 getrennt von der internen Beschäftigtenstruktur verwaltet werden.

Damit müssen Beschäftigte von Dienstleistern, Partnerunternehmen oder Fremdfirmen nicht erst als interne Nutzer in einem führenden HR-System angelegt werden, nur damit sie eine erforderliche Schulung absolvieren können.

Das ist gerade bei komplexen Unternehmens- und IT-Strukturen relevant. Ein Flughafen oder eine Airline möchte externen Beschäftigten beispielsweise nicht zwangsläufig Zugang zur eigenen internen SAP-, HR- oder Identitätsstruktur geben, benötigt aber trotzdem einen verlässlichen Schulungsprozess und nachvollziehbare Nachweise.

iLearn24 ermöglicht deshalb unterschiedliche Wege für interne und externe Zielgruppen, während Trainingsstände und erforderliche Nachweise weiterhin zentral verwaltet werden können.

Aus unserer Aviation-Praxis: Dort, wo viele Unternehmen und Beschäftigtengruppen gemeinsam an einem Standort oder in einem Prozess arbeiten, ist die saubere Trennung zwischen internen und externen Lernenden keine Ausnahme – sondern ein wichtiger Bestandteil eines praktikablen Trainingsmanagements.

Ja. Schnittstellen gehören seit vielen Jahren zum praktischen Einsatz von iLearn24.

Über die Jahre wurden knapp 30 unterschiedliche Systeme und Systemlandschaften angebunden. Dazu gehören unter anderem HR- und Personalsysteme wie SAP und DATEV, Lern- und Nachweissysteme wie SAP SuccessFactors und Persis sowie Lizenzierungs-, Qualifikations- und Flughafenausweissysteme aus dem Luftfahrtumfeld.

Personaldaten können damit beispielsweise aus führenden Systemen übernommen und aktualisiert werden, anstatt sie mehrfach manuell pflegen zu müssen.

Dabei ist uns Transparenz wichtig: Eine Schnittstelle ist in der Praxis selten einfach „Stecker in Steckdose“. Datenfelder, Datenlogik, Berechtigungen, Prozesse und Herkunftssysteme müssen sinnvoll aufeinander abgestimmt werden.

Genau dieses Mapping ist Teil einer seriösen Integration.

Unser Vorteil: Wir sprechen nicht nur über theoretische Integrationsmöglichkeiten, sondern können auf zahlreiche realisierte Anbindungen aus dem laufenden Betrieb zurückgreifen.

Ja. Single Sign-on gehört bei iLearn24 zum üblichen Einsatz.

Beispielsweise kann Microsoft Entra ID angebunden werden. Bevorzugt setzen wir dabei auf OpenID Connect, kurz OIDC. Auch SAML kann technisch eingesetzt werden.

OIDC bevorzugen wir insbesondere deshalb, weil sich der laufende Wartungs- und Administrationsaufwand in vielen Konstellationen geringer gestalten lässt.

Unser Grundsatz: Nicht die technisch komplizierteste Lösung ist automatisch die beste – sondern diejenige, die zuverlässig funktioniert und unseren Kunden auch im laufenden Betrieb möglichst wenig Arbeit verursacht.

Datenschutz bei einem LMS beginnt nicht beim Datenschutzhinweis und endet nicht beim Serverstandort.

Entscheidend ist unter anderem, wer auf welche personenbezogenen Informationen zugreifen darf, wie Berechtigungen nachvollziehbar dokumentiert werden und wie sich Betroffenenrechte praktisch umsetzen lassen.

iLearn24 verfügt deshalb über ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept. Das jeweils aktuelle Berechtigungskonzept kann aus dem System heraus bereitgestellt werden und unterstützt damit beispielsweise interne Prüf- und Abstimmungsprozesse.

Auch die Wahrnehmung von Auskunftsrechten kann unterstützt werden: Nutzer können ihr Auskunftsersuchen unmittelbar in iLearn24 selbst anstoßen und die im System für die Auskunft bereitgestellten Informationen einschließlich vorhandener historischer Angaben herunterladen.

Das entlastet nicht nur die betroffene Person, sondern auch die Organisation, die solche Auskünfte ansonsten manuell zusammenstellen müsste.

iLearn24 wird in Deutschland gehostet.

Zusätzliche Kompetenz im Unternehmensverbund: Unsere Schwestergesellschaft AVIATICS unterstützt Unternehmen unter anderem durch die Stellung externer Datenschutzbeauftragter. Datenschutz ist für uns deshalb nicht nur eine technische Produkteigenschaft, sondern ein Thema, mit dem wir uns auch fachlich beschäftigen.

Informationssicherheit verstehen wir als laufende Aufgabe und nicht als einmaliges Projekt.

Für den Betrieb von iLearn24 bestehen etablierte Prozesse des Informationssicherheitsmanagements, tägliche Backups und ein Notfallkonzept.

Darüber hinaus wird das System immer wieder auch von außen auf den Prüfstand gestellt. Dazu gehören Penetrationstests, die im Rahmen von Kundenbeziehungen aus dem Luftfahrtumfeld durchgeführt wurden – unter anderem durch einen größeren Flughafen in Nordrhein-Westfalen und eine europaweit agierende deutsche Airline aus München.

Solche Prüfungen sind für uns besonders wertvoll: iLearn24 wird dabei nicht nur nach unseren eigenen Maßstäben beurteilt, sondern muss sich auch den Sicherheitsanforderungen anspruchsvoller Unternehmen aus der Luftfahrt stellen.

Das Hosting erfolgt in Deutschland bei Hetzner. Der Hostinganbieter verfügt über eigene Zertifizierungen und Sicherheitsnachweise. Dabei unterscheiden wir bewusst zwischen den Nachweisen unseres Infrastrukturproviders und den eigenen Prozessen der wingsacademy.

Grundsätzlich können umfangreiche Bestandsdaten aus einem zuvor eingesetzten LMS nach iLearn24 migriert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Personalstammdaten,
• aktuelle und historische Lernstände,
• Zertifizierungen,
• Trainingshistorien,
• Zertifikate und weitere Nachweisdokumente.

Als Grundlage dienen häufig Exporte aus dem Altsystem sowie strukturierte CSV- oder Excel-Dateien. Auch größere Bestände vorhandener PDF-Zertifikate können nach entsprechender Aufbereitung über individuelle Verfahren und Massenuploads den richtigen Personen und Zertifizierungen zugeordnet werden.

Aus unserer Praxis: Eine Migration ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit zum Aufräumen.

Wir schauen deshalb gemeinsam mit unseren Kunden darauf, welche historischen Informationen im täglichen LMS-Betrieb tatsächlich benötigt werden und welche Daten unter Berücksichtigung der jeweils geltenden Aufbewahrungsanforderungen besser nachhaltig archiviert werden.

Unser Ziel ist nicht, möglichst viele alte Daten zu importieren. Unser Ziel ist eine belastbare und praktikable Trainingshistorie für den zukünftigen Betrieb.

Sind Anforderungen, benötigte Importdaten und die grundlegende Schulungsmatrix vorbereitet, erhalten Kundenadministratoren häufig bereits innerhalb von etwa zwei bis vier Wochen ersten Zugang zu ihrem System.

Der produktive Start für die zu schulenden Beschäftigten ist – abhängig von Datenqualität, Schnittstellen, Konfiguration und erforderlicher Kundenabnahme – in der Regel innerhalb von etwa drei Monaten möglich. Häufig geht es auch schneller.

Aus unserer Erfahrung: Der entscheidende Zeitfaktor ist meist weniger die Bereitstellung des LMS als die Verfügbarkeit und Qualität der benötigten Informationen.

Deshalb unterstützen wir früh dabei, Personalstammdaten, Schulungsmatrix, Prozesse und Verantwortlichkeiten strukturiert zusammenzuführen.

Das beschleunigt nicht nur die Einführung. Eine gute Datenbasis ist später auch eine wesentliche Voraussetzung für einen hohen Automatisierungsgrad.

iLearn24 Basic startet für bis zu 250 aktive Nutzer bei rund 2.500 Euro netto pro Jahr.

Darin enthalten sind Hosting, Maintenance, Backup, Aktualisierungsservice und Basis-Support.

Bei größeren Nutzerzahlen, zusätzlichen Funktionen oder individuellen Anforderungen richtet sich der Preis nach dem benötigten Leistungsumfang.

Auch die Vergabe von Administrationsrechten führt bei iLearn24 nicht automatisch zu höheren Lizenzkosten: Ein Account bleibt ein Account.

Unser Tipp für Ihren LMS-Vergleich: Vergleichen Sie nicht nur einen Lizenz- oder Nutzerpreis. Prüfen Sie auch, welche Kosten beispielsweise für Hosting, Wartung, Updates, Support, Administratoren, Schnittstellen, Implementierung und weitere regelmäßig notwendige Leistungen hinzukommen.

Erst dieser Gesamtblick zeigt, was ein LMS im laufenden Betrieb tatsächlich kostet.

iLearn24 eignet sich besonders für Unternehmen, die Schulungen nicht nur bereitstellen, sondern Qualifikationen, Zielgruppen, Fristen, Zertifizierungen und Nachweise strukturiert und möglichst automatisiert steuern möchten.

Dabei ist die Unternehmensgröße allein nicht entscheidend.

iLearn24 wird heute in sehr unterschiedlichen Dimensionen eingesetzt: Die kleinsten Installationen betreuen rund 75 Lernende, während die größten Umgebungen für weit mehr als 80.000 Nutzer eingesetzt werden.

Unser Unterschied beginnt dort, wo die reine LMS-Funktion endet.

Die wingsacademy verbindet Lernmanagement-Technologie, Trainingskompetenz und langjährige Erfahrung aus dem regulierten Luftfahrtumfeld.

Deshalb beschäftigen wir uns nicht nur damit, wie eine Schulung im LMS zugewiesen wird. Gemeinsam mit unseren Kunden betrachten wir auch die Fragen dahinter:

Wer muss eigentlich geschult werden?
Wie entsteht aus Personalstammdaten eine belastbare Zielgruppe?
Wann muss eine Qualifikation erneuert werden?
Welche Nachweise werden im Audit benötigt?
Wie lassen sich interne und externe Beschäftigtengruppen sinnvoll trennen?
Welche Prozesse können wir automatisieren?
Und wo bleibt trotz aller Technik menschliche Verantwortung erforderlich?

Genau darin sehen wir den Unterschied zwischen einem System, das Trainings lediglich verwaltet, und einer Lösung, die Trainingsverantwortliche tatsächlich entlastet.